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Sous l’autorité de la responsable administrative et financière (basée au siège social à Talant), l’assistant.e administratif.ive intègre l’équipe du pôle administratif composé de 4 personnes au total. Il s’agit d’un remplacement mais avec une réorganisation des missions. L’assistant.e administratif.ive sera également en lien étroit avec la direction et en particulier la directrice adjointe basée à Besançon.
Les missions se feront majoritairement à l’échelle franc-comtoise.
Missions :
Gestion financière à l’échelle franc-comtoise
- Enregistre, met à la signature et suit les conventions financières franc-comtoises, procède aux demandes de paiements, prépare et envoie les justificatifs ; alerte sur les délais de réalisations et justifications ;
- Aide au montage des demandes de financement : préparation des documents administratifs et financiers ;
- Etablit des devis ;
- Aide au suivi administratif et financier des différents dossiers ;
- Suit la caisse franc-comtoise et transmet le suivi à la comptable ;
- Prépare les éléments financiers pour la navette hebdomadaire allant à Talant (factures, note de frais, encaissements) ;
- Aide à la saisie des dossiers sous logeproj ;
Secrétariat à l’échelle franc-comtoise
- Accueille les nouveaux salariés, stagiaires et services civiques volontaires (SCV) en mettant en œuvre le parcours établi, assure leur formation aux outils utilisés ;
- Gère la boite mail générique franc-comtoise ;
- Participe à la gestion du standard téléphonique ;
- Réceptionne et traite le courrier, réalise les envois ;
- Suit les stocks et réalise les inventaires ;
- Centralise les demandes d’achat de fournitures de bureau, de la boutique LPO ;
- Secrétariat de la « vie associative » : gestion du matériel pour les tenues de stand, les expos, les réceptions, logistique des assemblées territoriales et de l’assemblée générale ;
- Participe à la gestion commune des locaux de Besançon en lien avec les 2 structures « colocataires » (CBNFC-ORI et GRAINE BFC) ;
- Suivi et gestion de la vente de tournesol aux adhérents ;
- Suit les contrats de location de la flotte de véhicule ;
- Appui à la gestion des ressources humaines ;
- Centralise les documents RH franc-comtois et les communique dans la navette hebdomadaire allant à Talant ;
- Vérifie les contenus et veille au respect des conventions de stage, des contrats SCV, alimente les tableaux de bord régionaux ;
- Contribue au suivi des absences des salariés, à la complétude des outils (agenda, logeproj, etc) et assure la transmission des informations aux collègues basés à Talant
- Suit les relations avec la médecine du travail
- S’occupe des déclarations auprès de la médecine du travail ;
- Traite les demandes de financement de formation professionnelle et assure le suivi des salariés ;
Profil recherché
Savoirs : - Connaissance de base en droit du travail et gestion des ressources humaines
- Fonctionnement des associations
- Principes et procédures d'élaboration et d'exécution budgétaire
- Outils bureautiques
- Outils de gestion
- Procédures internes
Savoir-faire : - Intérêt pour la protection de la nature et pour le monde associatif
- Hiérarchisation des échéances
- Mise en place et contrôle de procédures
- Outils bureautiques
- Aisance rédactionnelle et relationnelle
- Assemblage et mise en forme de documents
- Organisation et planification du travail
- Techniques de classement et d’archivage
- Techniques d’achat
Savoir être : - Capacités relationnelles, écoute
- Sens de l'organisation, réactivité
- Rigueur, méthode
- Logique
- Disponibilité
- Respect des procédures et des délais
- Discrétion, respect de confidentialité
- Aptitudes au travail en équipe
- Réactivité, initiative et anticipation
- À compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi de l’article L.5212-2 du code du travail
Conditions : - Expérience souhaitée : jeune diplômé(e) accepté(e)
- Contrat à durée indéterminée à temps plein
- Poste basé à Besançon (25) avec déplacements réguliers à Talant (21)
- Permis B, véhicule personnel
- Rémunération brute totale mensuelle : 2188 € Groupe D indice 315 de la Convention Collective Nationale ÉCLAT, selon expérience.
- Titres restaurant pris en charge à 60%
- Mutuelle employeur prise en charge à 50%
- Clôture des candidatures 29 mars 2024, prise de poste au plut tôt.
- Modalité de candidature : CV et LM à l’attention du directeur par mail à : recrutement.bfc@lpo.fr avec, en objet, la référence « assistant administratif – Nom prénom »