Missions :
Sous la responsabilité de la responsable d’équipe Accueil des publics et Faune en détresse, vous aurez en charge les missions suivantes :
Accueil téléphonique et gestion du standard national de la LPO
- Gérer, filtrer et répondre aux appels téléphoniques
- Orienter le public vers les personnes, services ou organismes compétents
- Gérer la programmation des calendriers, la mises en ligne des messages spécifiques d’absences sur le système téléphonie « SVI » de l’équipe accueil & conseils
Accueil physique et information du public
- Gérer l’accueil des visiteurs sur le site du siège national et les orienter vers les personnes et services compétents
- Promouvoir la LPO, les activités, l’engagement, la mobilisation à l’échelle nationale
- Promouvoir la LPO, le bâtiment du siège national, les sites LPO, la dynamique locale à l’échelle départementale
- Gérer l’espace d'accueil (hall) pour optimiser son usage, son organisation (ouverture/fermeture des portes), la qualité d’accueil (mise à disposition de documentations, affichage d'informations, gestion de l’écran d’accueil…)
- Renseigner le public qui sollicite la LPO sur place ou par courrier, diffuser et envoyer la documentation LPO (catalogues, brochures, etc…)
Gestion des tâches de secrétariat
- Gérer la messagerie électronique générale LPO et la réception les télécopies, traitement des réponses standardisées ou transfert vers les services compétents
- Assurer la transmission des informations en interne
- Assurer la mise en forme, l’impression, le tri, le classement, la mise à jour des documents (annuaires, fichiers contacts, bases de données…)
- Tenir et mettre à jour le classeur des procédures d’accueil du public du site Fonderies Royales
- Installer et mettre à disposition le matériel nécessaire à la réception du courrier des salariés
- Enregistrer de la donnée dans des bases spécifiques
Soutien à l'équipe Accueil & Conseils
- Assurer l'accueil des découvreurs d'animaux en détresse
- Apporter un premier niveau de réponse aux demandes de conseils du grand public, sur place, par téléphone ou par mail
- Maitriser les sujets principaux de médiation
Missions complémentaires et /ou transversales
- Être en lien et dans l’échange avec les équipes du service Mobilisation Citoyenne
- Soutenir l’équipe Accueil & Conseils dans la mise en place des actions de médiation et faune en détresse
- Être polyvalent(e) et apporter un soutien administratif selon les besoins du service ou des pôles
- Assurer l’accueil sur certains évènements LPO sur le site des Fonderies Royales ou ailleurs
Profil de poste :
- Diplômes à partir du niveau IV ou III en secrétariat administratif, BTS assistant de gestion/direction ou équivalent
- Expérience en secrétariat (notamment standard), gestion administrative ou commerciale dans une association ou une entreprise
- Techniques d’accueil et de tenue de standard (avec une forte saisonnalité)
- Maîtrise de logiciels informatiques
- Capacités rédactionnelles et compétences en orthographe
- Excellentes capacités relationnelles (écoute, observation et dialogue) et sens du travail en équipe
- Sociabilité, amabilité, sens du contact
- Réactivité, adaptabilité, polyvalence, sens de l'organisation, gestion du stress
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Notions d’anglais
- Culture associative souhaitée (connaissance ou expérience à la LPO serait un plus)
À compétences égales, la LPO France portera une attention particulière à toutes les candidatures de personnes en situation de handicap en favorisant l’intégration dès le recrutement. Des référents handicap sont identifiés et participent à leur accompagnement dès leur arrivée, notamment pour veiller à l’adaptation des postes de travail si cela est nécessaire.
Conditions :
- Contrat à durée déterminée de 6 mois
- Durée hebdomadaire du travail : 35 heures
- Rémunération brute totale mensuelle 2 052,37€ (Groupe B, indice 265 de la Convention Collective Nationale, indice auquel s’ajoutent 30 points de prime différentielle)
- Titres restaurants pris en charge à 50%
- Mutuelle employeur pris en charge à 50%
- Abonnement transports en commun pris en charge à 50%
- Avantages CSE dès 4 mois d’ancienneté
- Poste à pourvoir au 04/11/2024
Comment postuler ?
Merci d’adresser votre candidature (CV & lettre de motivation) sous la référence « 2ALD24086 NOM Prénom » avant le 11/10/2024 :
Par e-mail (de préférence) à : recrutement@lpo.fr
Par courrier : LPO Fonderies Royales / 8, rue du Docteur Pujos 17300 ROCHEFORT